02 Woco als verantwortungsvoller Geschäftspartner

Compliance

Compliance

Die Woco Gruppe erachtet korrektes und integres Verhalten als Basis für eine werteorientierte und auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Unternehmensführung und somit als wichtigen Schlüssel zu wirtschaftlichem Erfolg. Wirtschaftlicher Erfolg und eine gute Reputation erfordern die Beachtung des gültigen rechtlichen Rahmens sowie allgemeingültiger Standards durch unsere Konzernunternehmen, unsere Geschäftsführung, Beirat und die Gesellschafter und letztlich alle Mitarbeiter. 

Solche Standards (wie z.B. der Globale Pakt der Vereinigten Nationen, UN Global Compact) ergänzen die weltweit geltenden rechtlichen Vorschriften. Integres und korrektes Verhalten kann aus den geltenden rechtlichen Regularien sowie ergänzenden moralischen Standards abgeleitet werden. 


Die Verhaltensrichtlinie der Woco Gruppe

Zentrales Instrument des Compliance-Managements ist die Verhaltensrichtlinie (engl. Code of Conduct) der Woco Gruppe. Sie soll einheitliche, praktisch anwendbare und inhaltlich schlüssige Hinweise für integres und korrektes Verhalten in alltäglichen Geschäftssituationen geben.

Die Verhaltensrichtlinie gilt für alle Konzernunternehmen der Woco Gruppe im In- und Ausland sowie für alle Gesellschaften, an denen Woco direkt oder indirekt mit einer Mehrheitsbeteiligung vertreten ist. Ebenso gilt diese für alle befristeten Mitarbeiter und alle, die im Namen von Woco handeln. Allen Mitarbeitern werden die Richtlinie und die damit verbundenen Rechte und Pflichten klar mitgeteilt. Die Verhaltensrichtlinie erstreckt sich sowohl auf unternehmensinterne Vorgänge als auch auf die Außenbeziehungen zu Kunden, Lieferanten, Politik, Verwaltung und anderen Parteien und Individuen. In der Richtlinie ist der UN Global Compact als Maßstab unternehmerischen Handelns integriert.



Grundsätze und Leitlinien

Verlässlichkeit, Offenheit, Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung sind die Eckpfeiler der Kultur der Woco Gruppe. Diese Kultur leben wir gemeinsam mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Sie ist die Grundlage einer engen und erfolgreichen Zusammenarbeit. Woco bekennt sich zu seiner sozialen Verantwortung und zu den Grundsätzen des UN Global Compact mit seinen Prinzipien. Woco und seine Mitarbeiter halten sich an Gesetze, Vorschriften und Richtlinien. 

„Der Schlüssel zu profitablem Wachstum und Erfolg liegt nicht zuletzt in der Unternehmenskultur von Woco. Integres und korrektes Verhalten sowie Fairness tragen zu einer guten Reputation eines Unternehmens bei und sind wesentliche Voraussetzungen auch für den wirtschaftlichen Erfolg eines global tätigen Konzerns.“
(Auszug aus dem Schreiben des CFO zur Verhaltensrichtlinie und der dazu zur Verfügung gestellten Schulungsunterlage)

Durch die Verankerung dieser Werte in unserem Wertegerüst möchte die Woco Gruppe somit zum 16. Sustainable Development Goal beitragen. Demnach sollten Organisationen sich dafür einsetzen, Frieden, Gerechtigkeit und starke Institutionen zu schaffen.

Compliance-Management

Die Woco Gruppe hat aufgrund der großen Bedeutung des Themenkomplexes im Jahr 2017 ein umfassendes, zentrales Compliance-Management etabliert. Ziel des Compliance-Managements der Woco Gruppe ist es, die Einhaltung der geltenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien sicherzustellen und eventuellen Problemen und Verstößen aktiv entgegenzuwirken. Es dient dazu, materielle Schäden abzuwehren und Reputationsverlust zu vermeiden. 

Der Compliance-Organisation obliegt die Umsetzung des Compliance-Managements. Sie ist eng verzahnt mit dem konzernweiten Risikomanagement. Die Aufgaben der Compliance-Organisation setzen sich zusammen aus den Teilbereichen Informieren – Kontrollieren – Dokumentieren, wie das folgende Schaubild zeigt:

 

 

Die Compliance-Organisation der Woco Gruppe wird vom Compliance-Beauftragten der Gruppe geleitet, der ebenso wie das Risikomanagement dem CFO zugeordnet ist. Dieser berichtet an die Geschäftsführung und gegebenenfalls auch direkt an die Gesellschafter. Der Compliance-Beauftragte ist verantwortlich für Konzeption und Steuerung der Informations-, Kontroll- und Dokumentationsaktivitäten. Ihm nachgeordnet sind die Risikokoordinatoren der Standorte bzw. Einzelgesellschaften. Diese setzen die Aufgaben der Compliance-Organisation auf lokaler Ebene um und berichten an den Compliance-Beauftragten der Gruppe. Für die Schulungen sind die jeweiligen Werkleiter verantwortlich, die neue Mitarbeiter verpflichtend schulen lassen müssen.

Zudem haben wir das Thema Compliance-Management in die internen Audits der Konzern-Revision mit aufgenommen. 

Compliance-Training

Die Verhaltensrichtlinie ist im Intranet der Woco Gruppe in einer deutschen und englischen Fassung hinterlegt und kann jederzeit von den Mitarbeitern eingesehen werden. Für Mitarbeiter ohne Zugriff auf das Intranet (v.a. Produktion) wird durch das Vorhalten einer ausgedruckten Version sichergestellt, dass diese von deren Inhalt Kenntnis nehmen können. 

Die Inhalte und Hintergründe der Verhaltensrichtlinie werden den Mitarbeitern in einem unternehmensweit eingeführten Compliance-Training eingehend erläutert. Das Training wird anhand einheitlicher Materialien durch die Werksverantwortlichen umgesetzt. Bei Bedarf wurden die Unterlagen in weitere Sprachen übersetzt. 

Die Schulungen haben im ersten Halbjahr 2017 begonnen, bis Mitte 2017 hatten 100 % der Mitarbeiter die Schulung durchlaufen. Seitdem ist bei Neueinstellungen und Versetzungen die Schulung zur Verhaltensrichtlinie verpflichtend. Der Unterweisungsnachweis wird pro Mitarbeiter dokumentiert. 

Meldung und Management von Vorfällen und Verstößen

Die Verhaltensrichtlinie enthält klare Vorgaben zur Weitergabe von Beschwerden und der Meldung von Verstößen. Sowohl auf Werksebene (Risikokoordinator) als auch auf Konzernebene gibt es entsprechende Ansprechpartner. Diese können direkt angesprochen oder über eine spezielle Compliance-E-Mail Adresse oder eine Notfallnummer für dringende Fälle kontaktiert werden. Zur einfacheren Meldung steht im Anhang der Verhaltensrichtlinie ein Formular zur Verfügung. 

Alle Meldungen der Mitarbeiter werden auf Wunsch vertraulich behandelt. Mitarbeiter, die im guten Glauben einen Verstoß melden, werden geschützt und in keinem Fall aufgrund ihrer Meldung benachteiligt. 

Der Compliance-Beauftragte bearbeitet eingehende Meldungen unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit. Er führt gegebenenfalls Gespräche und weitere Untersuchungen und benachrichtigt die Geschäftsführung über alle Vorfälle.

Berichterstattung zu gemeldeten Verstößen sowie externen Sanktionierungen

Die Aufstellung einer umfassenden Verhaltensrichtlinie und die Einrichtung einer unternehmensweiten Compliance-Organisation Anfang des Jahres 2017 markiert für Woco einen wichtigen Meilenstein hin zu einem effektiven Compliance-Management. 

Der Compliance-Beauftragte der Gruppe wird in seiner Funktion von den Mitarbeitern in Anspruch genommen. Fragen gehen sowohl per Email ein oder werden bei Schulungsveranstaltungen vor Ort geklärt. 

Bei schriftlichen Anfragen handelt es sich oftmals um eine Bestätigung, dass die Vorgehensweisen am Arbeitsplatz den Vorgaben des Code of Conduct entsprechen. Fragestellungen beziehen sich aber auch auf Themenbereiche außerhalb des Code of Conduct. 

Schwerwiegende Fälle im Bereich Wirtschaft / Soziales (sozioökonomische Compliance) wurden im Berichtszeitraum nicht gemeldet. 

Hinsichtlich der Einhaltung von Umweltgesetzen und – Verordnungen dienen interne und externe Umweltaudits im Rahmen der ISO 14001 der Überwachung der externen Standards. Die Rechtskonformität wird in separaten Audits bewertet. Sollten Abweichungen auftauchen, werden diese in den Werken entsprechend geändert.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

  • Um die Bedeutung der Verhaltensrichtlinie hervorzuheben, wollen wir das Dokument zusammen mit dem Arbeitsvertrag in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung stellen. Momentan wird dies bereits in unserer Zentrale umgesetzt, für alle anderen Werke ist eine zeitnahe Einführung geplant. 

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